DOCUBYTE

Alles, was Sie dazu be­nötigen, finden Sie bei uns – als kleine oder große Lösung So, wie es zu Ihrem Unter­nehmen passt

• Enterprise Content Management (ECM) Mit unseren Hightech- und Spezial-Scannern digitali­sieren wir für Sie verlustfrei und – bei hoch­empfind­lichen Vorlagen – äußerst schonend

• Ordner, Dokumente und Akten Alle Ihre Daten werden bei uns richtig abgelegt, zuge­ordnet und sind für Sie welt­weit rund um die Uhr abrufbar Bequem und sicher in unserem Online-Archiv

• Daten revisionssicher speichern und aufbewahren

DOCUBYTE - VON PAPIER BEFREIT

DIGITALISIERUNG - KLEINE SCHRITTE, GROSSES POTENZIAL

WELCHEN NUTZEN HABEN SIE?

Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis Effiziente Prozesse und ungehinderter Workflow Produktive und zufriedene Mitarbeiter

FAQ ZUM SCANNEN VON AKTEN, DOKUMENTEN UND PLÄNEN

Im Prinzip kann jedes physische Dokument digitalisiert werden Die beiden gängigen Verfahren sind das Scannen und das Abfotografieren Einfach und schnell zu digitalisieren sind alle Dokumente aus normalem Papier in regulären DIN A Formaten oder Zwischengrößen

Zum Beispiel: Anforderungsscheine, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Bauakten, Baupläne, Bedienungsanleitungen, Befundhefte, Behandlungsausweise, Berichte, Bestellkarten, Bordbücher, Briefe, Buchhaltungsdokumente, Dokumentationen, Etiketten, Fahrtenbücher, Frachtbriefe, Fragebögen, Jahresabschlüsse, Karteiblätter, KFZ-Briefe, Klappkarten, Krankenblätter, Labordokumentationen, Laborscheine, Leistungsbücher, Lieferscheine, Nachweise, Pässe (Allergiepässe / Röntgenpässe, etc ), Personalakten, Privatrezepte, Projektunterlagen, Protokolle, Quittungen, Rechnungen, Rezepte, technische Dokumentationen, Überweisungen, Umlaufzettel, Urkunden, Verordnungen, Verträge etc

Diese können mit sogenannten Dokumentenscannern im Stapel gescannt werden Einige professionelle Dokumentenscanner digitalisieren Dokumente in DIN A3 und so gut wie alle professionellen Dokumentenscanner beherrschen DIN A4 und kleiner Diese Maschinen arbeiten mit Einzelblatteinzug und scannen in der Regel die Vorderseite und die Rückseite des Dokumentes gleichzeitig Wenn keine Einzelblätter eingezogen werden können, wird auf das Abfotografieren zurückgegriffen, zum Beispiel bei Büchern, Zeitungen, Zeitschriften, Bauplänen, Magazinen sowie sensiblen historischen Dokumenten, Zeichnungen und Bildern Alternativ kommen hierfür auch Flachbettscanner oder Grossformatscanner zum Einsatz

Wenn die oben genanten Medientypen aufgetrennt werden dürfen, können sie unter Umständen auch in Dokumentenscannern gescannt werden Dafür werden zum Beispiel Bücher mithilfe von hydraulischen Stapelschneidern von ihrem Buchrücken beschnitten, womit alle Seiten wieder entbunden sind und in Scanner passen

Wir scannen nach Ihren Anforderungen Dokumente wie zum Beispiel standardisierte Rechnungen, können in Schwarz-Weiß gescannt werden Historische Dokumente oder Firmenchroniken sollten unbedingt in Farbe gescannt werden Beim Schwarz-Weiß-Scan von Altakten mit vergilbtem Papier, können handschriftliche Notizen mit dem Bleistift auch verloren gehen Unser Standard ist daher der Farb-Scan: Dadurch werden mehr Informationen aus Ihren Dokumenten extrahiert

Die Benennung der Scans folgt den für Ihre späteren Arbeitsabläufe relevanten Merkmalen Zum Beispiel einem Namen oder Datum, einem Geschäftskennzeichen, einer Kundennummer oder schlicht einer fortlaufenden Nummerierung Das ist natürlich sowohl für Einzelseiten als auch für gesamte Ordner oder Register möglich

Ja, die Abholung von Dokumenten wird von Kunden oft in Anspruch genommen Nach der Besprechung über die Menge an Dokumenten und den zeitlichen Horizont machen wir einen Termin für die Abholung aus Wir kommen mit Archivkartons und verpacken Ihre Aktenordner, Dokumente, Sammlungen, Briefe oder Pläne sicher und nachvollziehbar

DAS SAGEN UNSERE KUNDEN

Das Kreismuseum Peine hat gemeinsam mit Docubyte einen Bestand von 25 000 Karteikarten erfolgreich digitalisiert Sehr kompetentes Projektmanagement, alle Zeit- und Kostenpläne wurden eingehalten! Außerdem sind die Ansprechpartner:innen sehr nett - eine tolle Zusammenarbeit! Doreen Götzky, Kreismuseum Peine Die elektronische Archivierung von Docubyte wurde optimal durchgeführt Die Logistik, also die Abholung der Akten, Datenlieferung, dann das eigentliche Akten digitalisieren und die anschließende Vernichtung der fertig digitalisierten Papier-Akten, hat tadellos geklappt

Wolfgang Hermann, Einkaufsleiter Thorlabs GmbH Wir sind mit der Zusammenarbeit mit der Firma Docubyte mehr als zufrieden Momentan lassen wir Akten digitalisieren Der komplette Prozess, angefangen mit der unaufdringlichen Beratung, der Koordination des Projektes und vor allem das Endergebnis hat unsere Erwartungen mehr als erfüllt Insbesondere die unkomplizierte Kommunikation und die Flexibilität haben uns überzeugt

Daniela Becker, HEINE Optechnik GmbH & Co KG Mit Docubyte machen wir Riesenschritte in Richtung digitale Arbeitsumgebung Von der einmaligen Lösung für die voll digitale Gehaltsabrechnung bis zur digitalen und vollautomatischen Poststelle für die komplette Korrespondenz inklusive Rechnungswesen hat Docubyte für alle wichtigen Schnittstellen eine individuelle Lösung " Was und von Docubyte vollständig überzeugt hat, ist die kreative Lösungsfindung und die schnelle und fehlerfreie Umsetzung